Zastanawiasz się jak wdrożyć system ochrony sygnalistów w Twojej organizacji? W 2021 roku będzie to wymagane przez dyrektywę unijną. Poznaj 6 kroków, które podpowiedzą Ci jak skutecznie wdrożyć system sygnałowania.
1. Spójrz oczami sygnalisty
Jak wdrożyć system ochrony sygnalistów? W pierwszej kolejności powinieneś poinformować o nowym systemie swoich pracowników. Edukacja w zakresie bezpieczeństwa i korzystania z kanału jest niezbędnym elementem wdrażania technologii do Twojego miejsca pracy.
W szkoleniu lub broszurze informacyjnej zawrzyj odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania:
Jak dokonać zgłoszenia? Dokąd mam się udać, co i jak zrobić?
Czy organizacja, w której pracuję będzie wiedzieć, że to ja dokonuję zgłoszenia?
Czy moja organizacja może próbować mnie zidentyfikować i jak mogę być pewnym, że pozostanę anonimowy?
Jeśli zostanę zidentyfikowany, czy grożą mi jakieś konsekwencje?
Co dzieje się po dokonaniu zgłoszenia?
Na jakie zabezpieczenia mogę liczyć po dokonaniu zgłoszenia?
2. Upewnij się, że wdrażany system ochrony sygnalistów spełnia wszelkie warunki anonimowości…
… i że jest to tak samo oczywiste dla Twoich pracowników.
Ważnym jest umożliwienie co najmniej 2 dróg zgłaszania wątpliwości. Niektórzy sygnaliści mogą bać się używać drogi telefonicznej z uwagi na możliwość zidentyfikowania ich po barwie głosu czy akcencie. Aby zwiększyć prawdopodobieństwo używania systemu upewnij się, że zapewnia możliwość sygnałowania pocztą elektroniczną.
Przeczytaj więcej:Bezpieczny kanał sygnalistów – jak wybrać?
3. Przygotuj standardowe pytania, które będą zadawane sygnalistom
Długi i skomplikowany kwestionariusz może zniechęcić sygnalistę do zgłoszenia nieprawidłowości. Skup się na najważniejszych pytaniach koniecznych dla zrozumienia sprawy.
Pierwsza wiadomość jest jedynie początkiem konwersacji i bazą, na której można budować dalsze dochodzenie.
Unikaj pytań mogących narazić sygnalistę na identyfikację.
Przemyśl rodzaj ankiety. Pytania zamknięte lub wielokrotnego wyboru są łatwe dla sygnalisty, ale dają odbiorcy zgłoszenia mniej informacji. Pytania otwarte pozwalają dokładniej opisać sprawę, ale sygnaliści mogą być mniej skłonni do odpowiedzi opisowych.
4. Określ sposób komunikacji z sygnalistami
Sposób komunikacji z sygnalistą jest kluczowy w tak delikatnej sprawie jaką jest zawiadamianie o nieprawidłowościach. Składanie zawiadomienia może być dla sygnalisty bardzo stresującym doświadczeniem. Zadbaj o to, by po drugiej stronie były osoby potrafiące empatycznie podejść do rozmowy.
Każda sprawa wymaga innego podejścia i osoby upoważnione do odbioru zgłoszeń muszą być elastyczne. Warto jednak wdrożyć ogólne wytyczne, które pozwolą na ułatwienie obu stronom całego procesu.
5. Przemyśl outsourcing systemu ochrony sygnalistów
Zastanów się nad zatrudnieniem firmy, która dostarczy Tobie system ochrony sygnalistów. Takie rozwiązanie ma 3 główne zalety:
Doświadczenie. Wdrażanie systemu sygnałowania jest dla większości firm czymś zupełnie nowym. Czasem warto skorzystać z zewnętrznej firmy specjalizującej się w IT, szkoleniach pracowników czy raportowaniu.
Przepustowość. Jeśli Twoja organizacja nie ma wystarczającej przepustowości, by wdrożyć, skonfigurować, uruchomić i obsługiwać system sygnalistów warto zlecić te czynności firmie zewnętrznej.
Niezależność. Zewnętrzna firma prowadzi dochodzenie niezależnie. Jest to szczególnie ważne w przypadku wrażliwych i ważnych zgłoszeń. Pozwala też zapewnić sygnalistę o jego anonimowości.
6. Mierz efekty systemu ochrony sygnalistów
Aby wiedzieć czy wdrożenie systemu ochrony sygnalistów przebiega sprawnie i przynosi oczekiwane efekty warto określić mierzalne wskaźniki. Mogą to być np:
Docelowa data uruchomienia systemu
Daty szkoleń pracowników i kadry managerskiej
Szybkość odpowiadania na zgłoszenia
Szybkość rozpoczynania pracy nad sprawą
Przeczytaj więcej:Dyrektywa o ochronie sygnalistów – co musisz wiedzieć?
Co dalej?
Chcesz być jako pierwszy informowany o postępach prac nad ustawą i nowościach w temacie bezpiecznego systemu sygnałowania?
Zapisz się do naszego newslettera!
